ISO22000を取得しよう~これで食品の安全を示そう~

オフィス

文書をまとめて管理

アプリケーション

企業において、取引や契約の場面には文章というものが欠かせなくなってきます。現代では、これら文書を電子化して保存しておくことが一般的です。そうすることで、いつでも必要な時に文書を取り出すことができるほか、パソコンやタブレット端末上で編集することができるようになりました。ただ、文書の量が増えてくると、いくら電子化といっても管理や保管をするのに手間がかかってしまいます。このような時に活用したいのが文書管理ソフトです。文書管理ソフトは各ソフトによりが変わってきますが、特に一般的な機能として知られるのが、ファイルの種類に応じて管理できる機能です。ファイルごとに管理することができると、必要な文書をすぐに取り出しやすくなります。

あらゆる文書管理ソフトに搭載されている機能がファイルの共有機能です。企業のネットワーク上で文書を共有することができるこの機能は文章を企業全体で活用する時にも大きな効果をもたらすでしょう。あらゆる端末で文書を閲覧、編集できるようになることでより取引や契約に文書を活用しやすくなるのです。ただ、共有できるようになったということは企業全体で文書がいつでも見られるというわけではありません。パスワードやセキュリティなどを用意することにより、文書の情報を保護することもできるのです。タブレット端末などにファイルを送付することができるソフトもあります。このようなソフトを活用して文書を最大限活用してみるのも一つの方法です。